Credenciamento de Nota Fiscal: O que é? E como funciona?

Você sabe o que é e como funciona o credenciamento de nota fiscal? Um dos primeiros passos para emissão de nota fiscal é fazer o credenciamento da sua empresa, seja pelo município ou estado.

Mas você sabe como fazer esse credenciamento? Apesar de fundamental para todo empresário, é comum que surjam algumas dúvidas sobre como fazer. Sendo assim, para te ajudar, neste artigo separamos algumas informações essenciais. Continue a leitura e entenda como fazer o credenciamento de nota fiscal!

Credenciamento de Nota Fiscal: o que é?

Mas primeiro, antes de explicar como fazer, vamos entender o que é o credenciamento de nota fiscal. Como já indicamos antes, o credenciamento é o primeiro passo para que o empreendedor possa emitir notas fiscais.

Ou seja, sem ele, a empresa fica impossibilitada de emitir as notas pelo serviço que prestou ou pelos produtos que vendeu. Na prática, o credenciamento nada mais é do que uma permissão, concedida pelo órgão fiscalizador responsável.

Além disso, o credenciamento pode ser feito tanto pela via municipal quanto pela estadual, a depender do que sua empresa faz no mercado. Para isso, é necessário verificar os detalhes fiscais da empresa, o que pode ser feito com ajuda de um contador.

Em alguns casos, como na emissão da nota fiscal eletrônica, o empreendedor precisa também do software emissor. É por meio dele que se faz a emissão na NFe – Nota Fiscal eletrônica.

Quem deve emitir nota fiscal?

E quais empresas e negócios devem emitir a nota fiscal? Que tipo de empreendimentos precisam realizar a emissão?

Via de regra, toda empresa que aufere receita por meio da venda de produtos e prestação de serviços deve emitir nota. Isto é, basta que a empresa tenha um objeto de atividade, geralmente vinculado ao CNAE, para que a sua operação seja acobertada por um documento fiscal.

Assim, a única diferença fica por conta de como será feita a emissão, e quais impostos serão cobrados por meio da nota, seja pelo estado ou município. Mas quais as diferenças entre as notas para o estado e para o município?

Notas municipais e estaduais

Em geral, para saber se a emissão na nota será feita pela via municipal ou estadual é o tipo de atividade que sua empresa realiza.

Para empresas que atuam com a compra e venda de produtos físicos, o mais comum é o uso da NF-e como modelo de emissão. A nota é vinculada à Receita Federal e à SEFAZ – Secretaria Estadual da Fazenda – que concede o Certificado Digital para emissão.

Já o segmento de mercado que atua com a prestação de serviços, onde incidem impostos municipais – como o Imposto Sobre Serviço.

E quem é isento?

E existe algum momento em que há isenção da emissão da nota fiscal? Quais empresas ficam dispensadas de emitir nota em uma relação comercial?

A única isenção de emissão de nota fiscal está na relação comercial entre um Microempreendedor Individual e uma pessoa física. Ou seja, nos demais casos, a obrigatoriedade continua, independente da relação comercial ou com quem ela foi firmada.

Tipos de Nota Fiscal

Outro detalhe importante ao qual toda empresa deve se atender é o tipo de nota fiscal. Saber qual delas você precisa emitir é bem importante para evitar problemas futuros. E dentre os principais tipos de nota fiscal, podemos citar:

Nota Fiscal (NF)

Modelo que, basicamente, serve para registrar a compra e venda de produtos, bem como operações de importação e exportação, retorno, remessa e devolução. É comum que a nota seja usada por atacados e varejos, além de lojas online.

Nota Fiscal de Serviços (NFS)

Em resumo, é a nota fiscal que registra a prestação de serviço. Dentre os tipos de negócio que usam esse modelo de nota, podemos citar: médicos, professores particulares, contadores, dentistas, desenvolvedores, ou qualquer outro negócio que atua com a prestação de serviço.

Nota Fiscal do Consumidor (NFC)

Por fim, temos também a Nota Fiscal do Consumidor, que, em resumo, vem substituindo o modelo de cupom fiscal. Ou seja, a nota é emitida no momento da venda direta ao consumidor, como na venda de varejo, por exemplo.

Nota tradicional e eletrônica

Ainda podemos separar as notas fiscais por outra classificação: as tradicionais e as eletrônicas. E quanto cada uma delas é emitida? E quais as diferenças entre as duas?

Em resumo, as notas tradicionais são aquelas que já conhecemos, emitidas em papel, onde as informações da relação comercial são preenchidas e arquivadas.

Já as notas eletrônicas não contam com a impressão em papel. Ou seja, a emissão e armazenamento dela é feita pelo computador. Apesar de não ser impressa, a nota eletrônica possui o mesmo valor da tradicional, contando ainda com a facilidade de preenchimento pelo computador.

Dessa forma, podemos destacar que, além de mais práticas, as notas eletrônicas ainda são mais seguras, especialmente pelo armazenamento digital, além de contar com uma emissão mais rápida.

Credenciamento de Nota Fiscal: como funciona?

Mas como funciona o credenciamento de nota fiscal? E o que o empreendedor precisa fazer para ter autorização para emitir suas notas?

Antes de mais nada, é necessário entender que existem algumas etapas que a empresa precisa cumprir antes de ter essa autorização. O processo pode parecer confuso e complexo, ainda mais para quem está começando agora a empreender. Confira algumas das fases que você precisa seguir para conseguir emitir nota fiscal.

Saiba quais notas você precisa emitir

Em primeiro lugar, saiba quais notas o seu negócio deve emitir. Lembra dos tipos de notas que citamos antes?

Pesquisa sobre a nota adequada para o tipo de atividade que o seu negócio faz. A de produto? De serviço? Ou para consumidor? O tipo de nota vai depender do enquadramento fiscal da sua empresa.

Sendo assim, é importante entender, primeiro, qual tipo se enquadra nas atividades do seu negócio. Algo que vai te ajudar a entender é contar com a ajuda de um serviço de contabilidade especializado!

Adquirir um certificado para emissão

O segundo passo para conseguir fazer a emissão de notas fiscais é adquirir um certificado para emissão das notas. Em geral, as empresas optam pelo certificado digital, um arquivo que, basicamente, é uma assinatura virtual.

A assinatura, basicamente, garante a segurança das operações, assegurando também a autenticidade de cada nota emitida pela empresa. Para conseguir o certificado, é necessário buscar pela autoridade certificadora. E isso vai depender se a nota a ser emitida é municipal ou estadual.

Procure pela autoridade de registro para o seu caso e faça a solicitação do certificado. Só assim você consegue a autorização para emitir nota.

Credenciamento de Nota Fiscal na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças

Por fim, para conseguir gerar as notas fiscais, o próximo passo é adquirir seu certificado digital. Para isso, é necessário buscar pelo órgão governamental responsável pelas notas. Assim, é preciso buscar por uma autorização de acordo com o tipo de nota que você vai emitir. E dentre elas, estão:

  • Nota Fiscal de Produto (NFe) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): para emissão dessa nota, basta buscar pela autorização concedida pela Secretaria Estadual da Fazenda no local onde seu negócio está registrado;
  • Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): permissão concedida pela Secretaria Municipal, seja de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares. Isso deve ser feito na localidade onde sua empresa está registrada. 

Vale lembrar que cada região e órgão pode trazer regras e processos próprios. Para agilizar o processo, o ideal é sempre contar com ajuda de um serviço especializado. E para isso, o DNA Financeiro está à sua disposição!