Contabilidade Online: Tudo o que você precisa saber

Contabilidade Online é uma solução inovadora para quem busca agilidade e simplicidade na administração de suas finanças. Aqui, neste blog, você encontrará respostas para as principais dúvidas sobre o que é Contabilidade Online, quais são suas vantagens e como ela pode melhorar sua gestão financeira.

A Contabilidade Online e a Inteligência Artificial

A Contabilidade Online é um novo formato de prestação de serviços que usa tecnologia de ponta para atender pequenas empresas. O formato de prestação de serviços na área contábil permanecia inalterado já havia décadas: o empreendedor gerando, separando e enviando ao seu contador todo começo de mês informações de faturamento, compras, contas a pagar, despesas, entre outras.

Tais documentos (de papel) transitavam por motoboys para cima e para baixo, saindo da sua empresa e chegando ao escritório do seu contador, que, como uma linha de montagem industrial transformava documentos fiscais em “DARFs”, para então devolvê-las a você, geralmente quase em cima da data de vencimento.

O fato é que essa dinâmica na relação entre escritório de contabilidade e pequenas empresas vem mudando significativamente com a adoção do conceito de “Contabilidade Online”, e isso só está acontecendo porque os empreendedores estão conhecendo cada vez mais os benefícios de mudar sua contabilidade para empresas de contabilidade online que investem massivamente em tecnologia para melhorar o atendimento, reduzir custos e consequentemente oferecer mensalidades mais baratas.

O que é Contabilidade Online?

Contabilidade Online é um novo formato de prestação de serviços no mercado contábil onde o uso intensivo de tecnologia permite que rotinas que antes eram feitas de forma manual sejam automatizadas, impulsionando a produtividade dos profissionais de contabilidade e reduzindo ou eliminando o tempo que os empreendedores de pequenas empresas gastavam na separação, manipulação e envio de documentos físicos ao contador.

Para quem a Contabilidade Online melhor se encaixa?

Micro e pequenas empresas do comércio ou de prestação de serviços, profissionais liberais e autônomos com CNPJ, além de MEIs (microempreendedores individuais).

Contabilidade Online é um serviço ou um sistema?

A contabilidade online é uma prestação de serviços devidamente regulamentada como em escritórios de contabilidade tradicionais, e que via de regra oferecem um sistema em nuvem para viabilizar o atendimento digital.

Escopo de serviços na Contabilidade Online

Quanto ao escopo de serviços, nada muda entre as atividades que uma contabilidade online ou uma contabilidade tradicional oferece para a sua empresa, em ambos os formatos as atividades principais de um assessoria contábil é desenvolvida para a sua empresa.

Isso acontece até mesmo porque contabilidade é uma profissão regulamentada pelo conselho federal de contabilidade e fiscalizada pelos conselhos regionais, ou seja, quando você contrata uma empresa de contabilidade online, você esta contratando os mesmos serviços que receberia em um escritório de contabilidade tradicional.

Diferentemente do que pode-se imaginar, mesmo contando com valores de mensalidades até 70% menores quando comparadas a escritórios de contabilidades tradicionais, as melhores empresas de contabilidade online na verdade geralmente oferecem um escopo de serviços mais amplos que seus pares não digitais, como softwares de gestão financeira, emissor de notas fiscais, conta digital sem taxas entre outros.

Para entender um pouco algumas das atividades que um escritório de contabilidade online pode oferecer vamos ver a lista abaixo:

Impostos:

Apuração mensal dos impostos e envio das guias por App de celular, E-mail e WhatsApp;
Controle de impostos federais, estaduais e municipais;
Relatório de Faturamento Mensal assinado pelo contador para envio aos bancos;
Elaboração, envio e controle das obrigações acessórias como DES, GIA, DEFIS, DIPJ, DASN, SPED Fiscal, EFDs, etc…;
Análise de enquadramento fiscal identificando o melhor cenário entre Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real;
Orientação para parametrização de impostos de produtos e serviços em sistemas de emissão de notas e cupons fiscais;
Orientação fiscal para dúvidas fiscais do dia a dia;

Funcionários:

Apuração da folha de pagamento
Emissão e envio dos holerites dos funcionários por app de celular, email e whatsapp
Cálculo, emissão e envio dos encargos sociais como FGTS e INSS
Assessoria completa nos processos de admissão e demissão
Elaboração, envio e controle das obrigações acessórias como GFIP/SEFIP, CAGED, RAIS, etc…;
Orientação sobre dúvidas de departamento pessoal

Contabilidade:

Classificação do movimento financeiro e contábil da empresa de acordo com a legislação, normas e princípios contábeis vigentes
Conciliação mensal dos saldos contábeis
Escrituração do livro caixa
Emissão do diário e razão
Disponibilização dos balancetes contábeis
Balanço Patrimonial do Exercício
Demonstrativo do Resultado do Exercício
Análise dos índices do balanço: Liquidez, Endividamento, Rentabilidade, Ponto de Equilíbrio, Imobilização de Capital, etc…;
Orientação contábil feita por contadores devidamente registrados no CRC

Serviços adicionais que as melhores empresas de Contabilidade Online oferecem:

As melhores startups de contabilidade online conseguem se diferenciar muito dos escritórios de contabilidade tradicionais exatamente na amplitude das ofertas que agregam aos seus serviços. Exatamente por serem Startups (empresas focadas em inovação) investem continuamente em pesquisa e desenvolvimento, novas tecnologias e novas aplicações para resolver velhos problemas.

Com isso a gama de soluções das melhores startups de contabilidade online vem crescendo muito nos últimos anos, e novos serviços foram agregados ao portfólio como podemos ver abaixo:

Automação

Startups de contabilidade online usam tecnologia para automatizar a captura de todas as informações contábeis, fiscais e trabalhistas que precisam para manter sua empresa em dia perante ao governo. Isso significa que quando você se torna um cliente de uma contabilidade online, você não precisa mais se preocupar em separar documentos para enviar ao seu contador.

Sua movimentação bancária é capturada por “bots” que se integram ao seu banco. Você não precisa mais separar e enviar suas notas fiscais de saída e de entrada, usando seu certificado digital suas notas fiscais são baixadas diretamente do site da receita federal.

A conciliação bancária é automatizada para que você não tenha que ficar repetindo todos os meses para o seu contador o que é cada despesa, enfim, a automação reduz a quase zero o tempo que você cliente precisa se dedicar para atender a sua contabilidade.

Fluxo de Caixa

É muito comum a oferta de uma ferramenta de gestão do fluxo de caixa agregada a plataforma de contabilidade online, muitas vezes sem cobrar nada por isto.

Emissor de Nota Fiscal Eletrônica

Outra ferramenta que geralmente é oferecida sem custo para o empreendedor de pequenas empresas pelas startups de contabilidade online é o emissor de nota fiscal eletrônica de produtos e de serviços totalmente integrada com a contabilidade.

É bom para o cliente que ganha uma ferramenta de uso obrigatório e é bom para a contabilidade que consegue maior agilidade ao acessar as notas e acelerar o fechamento dos impostos.

Conta Digital e Boletos

Se sua contabilidade é digital, porque a conta bancária da sua empresa também não seria? Emissão de faturas para recebimento em boleto ou cartão, automação da régua cobrança da sua empresa, conta digital para pagamentos, transferências bancárias e saques, tudo isto já é oferecido como serviço dentro das maiores plataformas de contabilidade online.

Integrações que facilitam sua vida

Imagine sua contabilidade totalmente integrada com seu ERP (Sistema de Gestão Empresarial) . Integrações com os principais ERPs online do mercado e sistemas de PDV (frente de caixa de lojas) é muito comum e facilitam a vida dos empreendedores.

A Inteligência Artificial

Você já deve ter ouvido de contadores da “velha guarda” que a contabilidade online é superficial exatamente por ser automatizada e você nunca terá um contador de verdade analisando e prezando pela contabilidade da sua empresa. Essas são alegações muito comuns da categoria, que está com razão, assustada com as novidades tecnológicas que tomam de assalto o mercado de contabilidade neste momento.

A questão que cabe aqui, para você que é dono ou dona de pequena empresa é: Não seriam argumentos de defesa similares não na forma mas na essência aos argumentos que taxistas usavam contra motoristas de uber quando a tecnologia apareceu?

Startups de contabilidade online já descobriram que a aplicação de novas tecnologias aumentam e muito a eficiência e a qualidade para processos lógicos como no caso da contabilidade. Basta imaginar a aplicação da inteligência artificial para auditar o movimento fiscal de uma empresa por exemplo, se colocarmos lado a lado um analista fiscal e uma inteligência artificial carregada com toda a legislação tributária nacional quem você acha que seria mais eficiente para auditar sua empresa?

1 – Análise de comportamento dos indicadores

Imagine que após todos os lançamentos contábeis de um determinado período da sua empresa serem conciliados e analisados, você receberá em seu celular um relatório mensal de fechamento dos resultados da sua empresa, não só demonstrando números e gráficos, mas principalmente informando os pontos fortes de fracos do seu negócio do ponto de vista financeiro-econômico, oportunidades de redução de custos financeiros e tributários e insights de investimentos para o seu negócio, agora imagina receber tudo isto por um valor de mensalidade ainda menor do que você paga hoje, bom né?

Imagine nunca mais ter que se preocupar em separar notas fiscais, recibos, documentos, extratos bancários, documentos de funcionários entre tantos outros, todo santo mês para enviar ao seu contador? A contabilidade online se conecta a todos os órgãos públicos e bancos exatamente para que você não se preocupe com burocracia e use seu tempo para cuidar de coisas mais importantes.

2 – Economiza seu tempo

Imagine viver em um mundo sem burocracia.

3 – Organiza sua empresa

Todos as notas fiscais de venda, prestação de serviços e de compras, comprovantes de pagamentos, extratos bancários, e demais documentos contábeis, fiscais, trabalhistas e financeiros ficam arquivados em uma única plataforma que você pode acessar pelo computador ou celular a qualquer hora do dia. A contabilidade online pode elevar muito a qualidade da gestão do seu negócio também por causa da organização que acaba vindo junto com o pacote.

4 – É mais transparente

Entender o que esta pagando, e porque esta pagando é uma premissa básica para que qualquer pessoa se sinta satisfeita com o seu parceiro comercial. Sabe aquela sensação de não saber se sua empresa esta sendo realmente bem assessorada, sem saber se sua empresa esta em dia com o governo? Com a contabilidade online este tipo de sensação não existe, porque a relação com seu contador é totalmente documentada, as certidões negativas são controladas e você deixa de depender de emails para controlar a comunicação com a sua contabilidade.

5 – É Móvel e tem maior acessibilidade

Acessar todas as informações do seu negócio do seu smartphone, tablet ou computador, de qualquer lugar bastando ter acesso a internet é uma das grandes vantagens de ser cliente de uma empresa de contabilidade online. Nos dias atuais a velocidade do acesso a informações para uma rápida tomada de decisão se faz cada vez mais necessário, e tal velocidade só é possível em serviços digitais como a contabilidade online.

6 – O investimento é menor

Um dos grandes atrativos para os empreendedores de pequenas empresas ou até mesmo para você que esta pensando em abrir seu próprio negócio é o preço da contabilidade online, que como já dito anteriormente pode chegar a ser até 70% menor do que o valor dos honorários de escritórios de contabilidade tradicionais.

E falando em investimento menor, a esta altura você deve estar se perguntando:

Quanto custa a Contabilidade Online?

O valor da mensalidade de contabilidade online obviamente vai variar de um escritório para o outro, além de variar de empresa para empresa baseado geralmente no volume de trabalho e responsabilidade que seu CNPJ dará ao escritório. Variáveis como enquadramento tributário, volume de faturamento fiscal e número de sócios e funcionários são considerados na hora de calcular o valor da mensalidade.

Via de regra a contabilidade online parte de valores mais baixos como R$ 69,00 por mês para MEIs a valores médios de R$ 150 a R$ 250,00 por mês para microempresas (ME), ou empresas de Pequeno Porte (EPP).

Vale lembrar que a imensa maioria dos escritórios de contabilidade tradicionais precificam seus honorários por “múltiplos de salário mínimo” sendo geralmente o piso de mensalidade o chamado “meio salário mínimo” que hoje se encontra em aproximadamente R$ 500,00.

Para simular o valor exato da mensalidade de contabilidade online para sua empresa no DNA Financeiro você pode acessar agora mesmo nossa calculadora de honorários e receber a simulação direto em seu email.

Ufa, quanta coisa né? Mas o assunto ainda não esgotou, existem ainda muitas outras vantagens que você pode perceber depois de migrar sua empresa para a era da contabilidade online. E o aplicativo do DNA Financeiro já é a evolução da contabilidade online, já que possui funcionalidades que nenhuma outra solução de mercado possui. Para saber mais acesse nossa página de serviços e descubra agora mesmo.

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