Como saber se você não esta pagando impostos à toa…

Um dos maiores desafios de se empreender no Brasil é entender a complexidade tributária que cerca a vida de todos os donos e donas de pequenas empresas. Independente da atividade ou segmento em que você empreende, não desconfiar daquela guia de imposto que seu contador te mandou é muito difícil…


Desde a escolha do enquadramento tributário mais adequado até as parametrizações dos impostos dos produtos vendidos ou serviços prestados no seu emissor de nota fiscal, existem diversos fatores que podem fazer você pagar mais impostos do que realmente deve. Vamos à eles:

1 – Escolha do CNAE

Tudo começa com a escolha do CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas)  mais adequado para a atividade principal do seu negócio, assim como os CNAEs secundários para as atividades secundárias que sua empresa irá desempenhar. A escolha do CNAE correto para a atividade fim do seu negócio é fundamental para determinar quais os regimes tributários sua empresa poderá se enquadrar, e se sua empresa for de prestação de serviços, no caso do Simples Nacional, em qual dos anexos disponíveis ela deverá ser tributada. 

Infelizmente é muito comum pequenas empresas serem abertas “na pressa” e sem o devido estudo de escolha dos CNAEs que constarão no CNPJ da mesma. Nesses tipos de caso, essas empresas podem perder o benefício, por exemplo, de enquadramento dentro do Simples Nacional, ou enquadradas em anexos de maior carga tributária. 

2 – Enquadramento Tributário

Escolher corretamente o enquadramento tributário pode ser o divisor de águas entre sua empresa lucrar ou não. A maioria das pessoas acredita que o Simples Nacional é sempre a opção de enquadramento mais barata e por isso não é necessário simular a empresa nos regimes do Lucro Presumido ou Lucro Real. O problema é que em muitas vezes isso não é verdade. 

A escolha pelo regime de tributação de uma empresa só pode ser feito no início do ano, mas especificamente até o dia 31 de janeiro, e esse é um dos momentos mais importantes do ano da relação entre você e seu escritório de contabilidade. Isso é um fato, porque se seu contador ignorar a sua empresa neste período não simulando quanto sua empresa pagaria de impostos dentro dos 3 cenários possíveis, você perderá essa janela e sua empresa ficará presa em um enquadramento tributário que pode não ser o mais econômico, e assim, com um custo de talvez muitos milhares de reais desperdiçados.

O Simples Nacional é geralmente mais vantajoso para a grande maioria das pequenas empresas, principalmente nas primeiras faixas de faturamento; o problema é que conforme o faturamento da empresa vai aumentando essa relação tende a se inverter, já que perto das últimas faixas as alíquotas em todos os anexos podem, em muitos casos, superar o valor dos impostos a pagar no Lucro Presumido ou no Lucro Real.

Para saber mais sobre como entender os impostos da sua empresa caso ela esteja enquadrada no Simples Nacional escrevemos um post que você pode ler clicando aqui.

Agora, caso você tenha ficado curioso(a) sobre quais critérios determinam se sua empresa pagará menos impostos no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, sugiro que você dê uma olhada nesse artigo aqui.

3 – Parametrização dos impostos dos Produtos

Do ponto de vista de pagamento indevido de impostos, a parametrização dos impostos do emissor de nota fiscal é com certeza a maior armadilha em que um empreendedor de pequena empresa pode cair. A parametrização incorreta das variáveis de CFOP, NCM, Unidades de Compra e Venda, Origem assim como a CST ou CSOSN são essenciais para a correta tributação das suas vendas. Mais uma sopa de letrinhas confusa né? Não se preocupe, para facilitar, segue abaixo o que cada uma dessas siglas, que na verdade são campos da sua nota, significa:

CFOP: Esse é o Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços, ou sob a sigla CFOP, é um código do sistema tributarista brasileiro, determinado pelo governo. É indicado nas emissões de notas fiscais, declarações, guias e escrituração de livros.

NCM: Significa Nomenclatura Comum do Mercosul, é uma convenção de categorização de mercadorias adotada desde 1995 pelo Uruguai, Paraguai, Brasil e Argentina e que toma por base o Sistema Harmonizado. 

Unidade de Compra e Venda: Refere-se simplesmente a unidade de medida do produto; quilo, litro, metro, etc. O importante aqui é salientar que na parametrização desse campo o mais adequado é utilizar a mesma unidade de medida na entrada e na saída. Caso, por exemplo, você seja proprietário de uma padaria e você compre salame pela unidade “peça”, mas para vender você fatie o salame, embala e vende por quilo, o correto é que, na entrada da peça você a pese e a cadastre no sistema a entrada também por quilo.

Origem: Código entre 0 e 8 que informa a procedência da mercadoria, se nacional (com ou sem conteúdo e importação) ou estrangeira (adquirida no mercado interno ou via importação direta).

CST ou CSOSN: Deve indicar o Código de Situação Tributária (CST), composto por três dígitos. O primeiro indica a origem da mercadoria e os demais informam o seu enquadramento no ICMS.

Existem ainda outros campos para se preencher corretamente em uma nota fiscal, mas estes que listamos acima são basicamente os que, quando preenchidos incorretamente, acabam levando a empresa a pagar mais impostos do que realmente deve. 

Certa vez analisamos o histórico de 1 ano de um dos clientes que tínhamos acabado de receber aqui no DNA Financeiro e descobrimos que, em apenas um produto que ele revendia, ele havia perdido R$ 84.000,00 em um único ano, simplesmente porque tinha cadastrado o código errado da CST em seu sistema. Para entender qual foi o erro que este cliente cometeu assista o vídeo sobre planejamento tributário para pequenas empresas que fizemos há um tempo atrás onde nosso CEO, Danilo Gimenes, conta sobre este case. 

3 – Parametrização dos impostos de Serviços Prestados

Agora, se você não é um comerciante que revende produtos mas sim um prestador de serviços deve estar se perguntando: “como serviços não tem ICMS ou Substituição Tributária, então o risco de erros é menor né?”…..a resposta é NÃO. É necessário conhecer a fundo também os campos vinculados da Nota Fiscal de Serviço, pois uma parametrização incorreta, por exemplo, do código do serviço ou das retenções nas notas de serviços prestados e tomados, podem com certeza causar prejuízos significativos. Vamos ver abaixo quais são as retenções e campos mais relevantes e que quando mal preenchidos podem fazer você perder dinheiro com impostos:

Retenção de IRRF: O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF ou IRF – é uma obrigação tributária principal em que a pessoa jurídica ou equiparada está obrigada a reter do beneficiário da renda o imposto correspondente, nos termos estabelecidos pelo Regulamento do Imposto de Renda.

Retenção de INSS: A retenção do INSS nas Notas Fiscais de Serviços acontece quando o Serviço é prestado no estabelecimento do tomador da prestação de serviços, ou seja, quando o empregado de uma empresa prestadora de serviços se desloca até a empresa tomadora do serviço.

Retenção dos Impostos Federais: Desde 1º de fevereiro de 2004 os pagamentos efetuados  pelas pessoas jurídicas de direito privado a outras pessoas jurídicas de direito privado, pela prestação de serviços profissionais de diversos segmentos estão sujeitos à retenção na fonte da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e da Contribuição para o Programa de Integração Social (PIS/PASEP).

ISS: O Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, com exceção dos impostos compreendidos em circulação de mercadorias, conf art. 155 II da CF/88, é um imposto brasileiro municipal, ou seja, somente os municípios têm competência para instituí-lo. Até aqui tudo bem, fácil de entender, a armadilha aqui está de novo nas retenções, principalmente na prestação de serviços em outros municípios.

Código do Serviço: O Código de Serviço, diferentemente da CNAE, tem relação direta com a emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e).

Esse número identifica o tipo de serviço prestado pela empresa e especifica na nota fiscal, os valores dos encargos cobrados de acordo com a discriminação dos serviços. Esse código é municipal, ou seja, ele poderá mudar de acordo com cidade que a nota for emitida.

Tipo de Recolhimento: O campo Tipo de Recolhimento deve ser preenchido selecionando uma das opções. A Recolher – quando o imposto for devido pelo próprio prestador do serviço. Retido na Fonte – quando o imposto for retido na fonte pelo tomador do serviço que esta marcado como substituto tributário no cadastro da prefeitura.

Não é fácil passar o pente fino na sua empresa para identificar se você esta pagando ou não impostos de forma indevida, não é? Por isso o melhor remédio é você contar com uma boa assessoria contábil que realize para você um diagnóstico fiscal completo, que vá desde a avaliação do seu CNAE e enquadramento tributário até a análise de todos os seus produtos e serviços individualmente para então realizar a correção de erros e, quem sabe, até a recuperação de impostos pagos indevidamente. 

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