Como fazer emissão de nota fiscal? Passo a passo descomplicado
Para saber como fazer emissão de nota fiscal de forma correta, é essencial seguir alguns passos importantes.
E ao longo deste texto, vamos falar sobre o processo completo, desde o cadastro no SEFAZ até o envio da nota fiscal para o cliente.
Conhecer esse passo a passo de como fazer emissão de nota fiscal é importante porque essa é uma obrigação legal que garante a regularidade fiscal do seu negócio, além de ser fundamental para garantir a transparência e segurança nas transações comerciais.
Então, confira aqui cada etapa para realizar a emissão corretamente!
Como fazer a emissão de nota fiscal?
Abaixo, apresentamos todos os passos necessários de como fazer emissão de nota fiscal. Confira!
1. Cadastre-se no SEFAZ
A primeira etapa de como fazer emissão de nota fiscal é se cadastrar no sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
Esse cadastro é crucial para obter a autorização de uso do sistema de emissão de notas fiscais.
Vale lembrar que cada estado pode ter um processo próprio, então, é importante consultar as exigências locais para evitar problemas futuros.
2. Tenha o certificado digital
O certificado digital é uma ferramenta essencial para garantir a validade das notas fiscais eletrônicas, pois funciona como uma assinatura digital, logo, é uma fase essencial no processo de como fazer emissão de nota fiscal.
O tipo mais comum utilizado para NF-e é o e-CNPJ, que associa a assinatura digital ao CNPJ da empresa.
Ele é necessário para comprovar a autenticidade das notas fiscais e garantir que o processo de emissão seja seguro.
Leia também: Como obter um CNPJ para MEI?
3. Escolha um sistema de emissão de NF-e
Existem várias opções de sistemas para emissão de notas fiscais eletrônicas, tanto gratuitos quanto pagos.
Ao escolher um sistema, é importante avaliar a facilidade de uso e as funcionalidades oferecidas, para que ele atenda adequadamente às necessidades do seu negócio.
Plataformas como a DNA Financeiro, por exemplo, oferecem soluções completas que integram diversos processos de gestão empresarial, o que facilita todo o procedimento de como fazer emissão de nota fiscal.
4. Configure o sistema de emissão
Após selecionar a plataforma, é necessário configurá-la corretamente.
Essa etapa envolve a inserção de dados como CNPJ, inscrição estadual e endereço da empresa.
Aqui, garantir que todos os dados estejam corretos e atualizados é essencial para a validade das notas fiscais emitidas e para cumprir com as obrigações fiscais de sua empresa.
5. Complete os dados da nota fiscal
Agora que o sistema está configurado, é hora de preencher as informações específicas da nota fiscal.
Esse momento de como fazer emissão de nota fiscal inclui os dados do cliente, os produtos ou serviços vendidos, os valores envolvidos e as alíquotas de impostos correspondentes.
Lembre-se de verificar cuidadosamente todos os dados antes de finalizar a emissão da NF-e para evitar erros que possam comprometer a transação.
6. Envie a nota fiscal para a SEFAZ
Após preencher a NF, o próximo passo de como fazer emissão de nota fiscal é enviá-la para a SEFAZ do seu estado.
A maioria dos sistemas de emissão realiza esse envio automaticamente.
E aqui, caso a nota esteja correta, você receberá um protocolo de autorização.
Mas se houver algum erro, o sistema indicará o que precisa ser corrigido, o que permite o reenvio.
7. Armazene e envie a NF-e ao cliente
Após a autorização da SEFAZ, a nota fiscal está pronta para ser enviada ao cliente, ou seja, chegamos na etapa final de como fazer emissão de nota fiscal.
Neste estágio, é fundamental guardar uma cópia da NF-e, seja de forma digital ou impressa, por pelo menos cinco anos, como exige a legislação fiscal.
Isso garante que você tenha os documentos necessários para eventuais auditorias ou fiscalizações.
Quem precisa emitir nota fiscal?
No Brasil, todas as empresas, com exceção das registradas como Microempreendedores Individuais (MEI), precisam emitir nota fiscal, dependendo do tipo de atividade que realizam.
As empresas que prestam serviços, por exemplo, são obrigadas a emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) em todas as suas operações.
Essa obrigatoriedade não leva em consideração o faturamento anual, o porte da empresa ou a localização, e a NFS-e deve ser emitida para garantir o cumprimento das obrigações fiscais.
A única exceção seria se o município onde a empresa está registrada permitir a dispensa da emissão de NFS-e por meio de uma formalização específica.
Assim, mesmo empresas de pequeno porte, como as MEIs, estão isentas desta obrigação, desde que sigam as regras determinadas para sua categoria.
E pra que serve a nota fiscal?
A nota fiscal é um documento essencial para a regularidade fiscal de qualquer empresa.
Ela tem várias finalidades, tanto para o empreendedor quanto para o governo. Veja abaixo quais são.
Comprovação de transações comerciais
A nota fiscal serve como prova legal de uma transação comercial.
Isso porque ela registra a venda de um produto ou serviço e contém informações detalhadas sobre a negociação, como valores, produtos ou serviços vendidos e impostos envolvidos.
Logo, ela garante que a transação tenha ocorrido de forma legal.
Cumprimento das obrigações fiscais
Uma das principais funções da nota fiscal é garantir o cumprimento das obrigações tributárias.
Afinal, ela possibilita o cálculo e o pagamento correto dos impostos devidos, como ICMS, ISS, IPI, entre outros.
Então, o não preenchimento ou a emissão inadequada pode resultar em multas e problemas fiscais.
Proteção ao consumidor
Para os consumidores, a nota fiscal é importante para garantir seus direitos.
Neste caso, ela é necessária para a troca de produtos, devoluções e, em casos de garantia, permite que o cliente comprove a compra e solicite a assistência do fabricante ou vendedor.
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Conclusão
Saber como fazer emissão de nota fiscal é essencial para garantir a regularidade fiscal e a transparência nas transações comerciais.
E ao seguir os passos corretamente, desde o cadastro no SEFAZ até o envio da nota ao cliente, você assegura que sua empresa esteja em conformidade com a legislação tributária.
No mais, quando você conta com o auxílio de ferramentas como o DNA Financeiro, é possível otimizar todo o processo.
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