Excel ou ERP? 5 motivos reais para fugir do Excel.

Todo usuário de Excel que alguma vez já foi convidado para fazer um trial em algum ERP ou aplicativo de gestão empresarial sabe que abandonar o uso do famoso software de planilhas da Microsoft não é tarefa fácil.

Motivos para fugir do Excel:

A possibilidade de agruparmos informações em uma planilha montando um banco de dados, ou como costumo brincar: um “bando de dados”, para logo em seguida extrairmos relatórios no formato e layout que nós bem entendermos é realmente tentador e a maioria dos ERPs existentes no mercado não nos oferece tanta flexibilidade.

Outro motivo que os viciados em Excel também costumam elencar como ponto a favor do uso de planilhas é a facilidade de uso e a agilidade em realizar lançamentos, já que na maioria dos casos o usuário imputa minimamente as informações do seu controle financeiro, como valor, nome da despesas e data de vencimento ou pagamento. Em contrapartida, ERPs costumam solicitar um número mínimo de informações para salvar um registro que na maioria das vezes é maior do que os usuários de Excel costumam registrar em suas planilhas financeiras.

Mas nem tudo é flores na vida de quem tem o desafio de tomar as rédeas do departamento financeiro de sua empresa e quer usar o Excel para isto. O software de planilhas é ideal para quem esta começando do zero mas tem um “teto” muito baixo para a pequena empresa que quer crescer, e é por isto que resolvi listar aqui 5 motivos que farão você repensar o uso de planilhas para controlar as rotinas financeiras do seu negócio:

1- Saber o que controlar

Na maioria das vezes o empresário ou o responsável pelo controle financeiro de uma pequena empresa não é um expert em finanças corporativas e não raramente cria uma planilha muito básica, ou conceitualmente errada que pouco serve para ajuda-lo a tomar decisões importantes.

Um bom sistema de gestão empresarial geralmente oferece dashboards com todas as métricas, indicadores e gráficos necessários para que o usuário saiba exatamente como anda a saúde financeira e operacional da sua empresa.

2 – Segurança das informações:

É muito difícil encontrar alguém que já não teve um arquivo de Excel corrompido e perdeu meses de dados, ou pior ainda, perdeu um notebook, cd ou pendrive com planilhas recheadas de informações financeiras da empresa. Mas você talvez esteja pensando: “Mas é só colocar senha na planilha que esta resolvido”…… para esta afirmação sugiro que busque no Google por “como quebrar a senha de uma planilha” e verá que existem centenas de links de páginas que ensinam a qualquer um acessar uma “planilha protegida” em poucos minutos.

Um bom ERP online hospeda o seu banco de dados em um data-center de ponta, protegido por um contrato que garante acesso 24 x 7, antivírus, backup, espelhamento, criptografia entre outras inúmeras features de segurança.

3 – Uso Unipessoal:

Qualquer empresa por menor que seja tem rotinas, departamentos e pessoas que precisam trabalhar de forma integrada. Só quem já tentou amarrar várias planilhas a vários departamentos e várias pessoas sabe que a chance de erros de digitação, dados sobrepostos ou corrompidos são enormes. Este tipo de falha leva a informações comprometidas e consequentemente decisões erradas, o que nos leva ao próximo tópico;

4 – Alto custo de se usar planilhas:

Você pode nunca ter calculado, mas com certeza o custo de você usar planilhas de Excel para controlar as finanças da sua empresa são maiores do que a assinatura de um ERP online;

Apenas o custo direto de uma licença por usuário ou o custo do risco da pirataria desta mesma licença já é na maioria das vezes muito maior do que a assinatura de um ERP online como serviço. Se incluirmos os custos indiretos de mão de obra para alimentar a mesma informação em várias planilhas e o retrabalho teremos desperdícios ainda maiores de dinheiro.

5 – Caos operacional:

Como já citei no tópico 2, amarrar todas as rotinas e departamentos com planilhas e manter a eficiência é praticamente impossível, e por causa disto a maioria das pequenas empresas simplesmente abandonam a ideia de trabalhar de forma integrada.

Quem já usou serviços de alguma pequena empresa de serviços provavelmente já sofreu com um, ou alguns destes problemas:

Demora no atendimento, informações desencontradas sobre o orçamento, ligações onde você precisa contar a mesma história para pessoas diferentes, cobranças indevidas, descumprimento de prazos entre outras dores de cabeça. Muitas vezes tais problemas pouco têm a ver com a competência do pequeno empresário, e sim ao caos operacional que a falta de integração das informações gera quando o volume de pedidos de venda começa a aumentar.

Minha conclusão é que planilhas de Excel podem ser úteis para analisar dados pontuais ou até mesmo para um controle superficial de contas a pagar e receber em uma pequena empresa, mas indubitavelmente não foi criado para ser o que muitos usuários tentam transforma-lo; um ERP do tipo “Excel resource planning”.

Sucesso a todos.

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