Todo usuário de Excel que alguma vez foi convidado para fazer um trial em algum ERP ou aplicativo de gestão empresarial sabe que abandonar o uso do famoso software de planilhas da Microsoft não é tarefa fácil.
A possibilidade de agruparmos informações em uma planilha montando um banco de dados, ou como costumo brincar: um “bando de dados”, para logo em seguida extrairmos relatórios no formato e layout que nós bem entendermos, é realmente tentador e a maioria dos ERPs existentes no mercado não nos oferece tanta flexibilidade.
Outro motivo que os viciados em Excel também costumam elencar como ponto a favor do uso de planilhas é a facilidade de uso e a agilidade em realizar lançamentos, já que na maioria dos casos o usuário insere minimamente as informações do seu controle financeiro, como valor, nome da despesa e data de vencimento ou pagamento. Em contrapartida, ERPs também solicitam um número mínimo de informações para salvar um registro que na maioria das vezes é maior do que os usuários de Excel costumam registrar em suas planilhas financeiras.
Mas nem tudo são flores na vida de quem tem o desafio de tomar as rédeas do departamento financeiro de sua empresa e quer usar o Excel para isto. O software de planilhas é ideal para quem está começando do zero, mas tem um “teto” muito baixo para a pequena empresa que quer crescer, e é por isto que resolvi listar aqui cinco motivos que farão você repensar o uso de planilhas para controlar as rotinas financeiras do seu negócio:
1 – Saber o que controlar
Na maioria das vezes o empresário ou o responsável pelo controle financeiro de uma pequena empresa não é um expert em finanças corporativas e na maioria das vezes cria uma planilha muito básica, ou conceitualmente errada que pouco serve para ajudá-lo a tomar decisões importantes.
Um bom sistema de gestão empresarial geralmente oferece dashboards com todas as métricas, indicadores e gráficos necessários para que o usuário saiba exatamente como anda a saúde financeira e operacional da sua empresa.
2 – Segurança das informações:
É muito difícil encontrar alguém que não teve um arquivo de Excel corrompido e perdeu meses de dados, ou pior ainda, perdeu um notebook, CD ou pendrive com planilhas recheadas de informações financeiras da empresa. Mas você talvez esteja pensando: “Mas é só colocar senha na planilha que esta resolvido”, para esta afirmação sugiro que busque no Google por “como quebrar a senha de uma planilha” e verá que existem centenas de links de páginas que ensinam como acessar uma “planilha protegida” em poucos minutos.
Um bom ERP online hospeda o seu banco de dados em um data-center de ponta, protegido por um contrato que garante acesso 24 horas por dia x 7 dias da semana, antivírus, backup, espelhamento, criptografia entre outras inúmeras ferramentas de segurança.
3 – Uso unipessoal:
Qualquer empresa por menor que seja, tem rotinas, departamentos e pessoas que precisam trabalhar de forma integrada. Só quem já tentou amarrar várias planilhas entre vários departamentos e pessoas sabe que a chance de erros de digitação, dados sobrepostos ou corrompidos são enormes. Este tipo de falha leva a informações comprometidas e consequentemente decisões erradas, o que nos leva ao próximo tópico;
4 – Alto custo de se usar planilhas no excel:
Você pode nunca ter calculado, mas com certeza o custo de você usar planilhas de Excel para controlar as finanças da sua empresa são maiores do que a assinatura de um ERP online;
Apenas o custo direto de uma licença por usuário ou o risco da pirataria desta mesma licença é na maioria das vezes muito maior do que a assinatura de um ERP online como serviço. Se incluirmos os custos indiretos de mão de obra para alimentar a mesma informação em várias planilhas e o retrabalho teremos desperdícios monetários ainda maiores.
5 – Caos operacional
Como citei no tópico 2, amarrar todas as rotinas e departamentos com planilhas e manter a eficiência é praticamente impossível, e por causa disto a maioria das pequenas empresas simplesmente abandonam a idéia de trabalhar de forma integrada.
Quem já usou serviços de alguma pequena empresa de serviços provavelmente sofreu com um ou mais dos problemas abaixo:
Demora no atendimento, informações desencontradas sobre o orçamento, ligações onde você precisa contar a mesma história para pessoas diferentes, cobranças indevidas, descumprimento de prazos entre outras dores de cabeça. Muitas vezes tais problemas pouco têm a ver com a competência do pequeno empresário, e sim ao caos operacional que a falta de integração das informações gera quando o volume de pedidos de venda começa a aumentar.
Minha conclusão é que planilhas de Excel podem ser úteis para analisar dados pontuais ou até mesmo para um controle superficial de contas a pagar e receber em uma pequena empresa, mas indubitavelmente não foi criado para ser o que muitos usuários tentam transforma-lo; um ERP do tipo “Excel resource planning”.
Sucesso a todos,
Danilo Gimenes
CEO DNA Financeiro
